 |
| Digitalisasi Dokumen dengan tanda tangan digital |
JAKARTA, KP – Digitalisasi proses administrasi membawa perubahan signifikan bagi PT Kiriman Dana Pandai (Kyrim). Perusahaan Penyedia Jasa Pembayaran yang juga menyediakan solusi manajemen pengeluaran secara end-to-end tersebut berhasil memangkas waktu pemrosesan dokumen hingga 80 persen setelah mengadopsi tanda tangan elektronik dan e-Meterai melalui platform VIDA Sign.
Jika sebelumnya proses penyelesaian dokumen membutuhkan waktu sekitar satu hingga dua minggu, kini Kyrim dapat menyelesaikannya dalam waktu satu hingga tiga hari. Transformasi tersebut sekaligus memungkinkan perusahaan meningkatkan volume dokumen yang diproses hingga dua kali lipat.
Sebelum menerapkan sistem digital, Kyrim masih menjalankan proses penandatanganan dan pembubuhan meterai secara manual. Berbagai tahapan administratif harus dilalui, termasuk memastikan meterai telah dibubuhkan sebelum dokumen dapat disahkan.
Proses pencetakan dan pengiriman dokumen juga membutuhkan waktu lebih panjang. Selain itu, terdapat risiko dokumen hilang maupun kebocoran informasi yang menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan administrasi perusahaan.
Melalui VIDA Sign, proses tersebut kini dilakukan secara lebih praktis dengan mengintegrasikan tanda tangan elektronik dan e-Meterai dalam satu platform. Digitalisasi memungkinkan dokumen diselesaikan lebih cepat tanpa mengabaikan aspek keamanan dan kenyamanan pihak yang melakukan penandatanganan.
Head of Legal and Compliance Kyrim, Fadli Muhammad R, mengatakan kecepatan bukan satu-satunya pertimbangan perusahaan dalam memilih platform tanda tangan digital. Keamanan dokumen dan kenyamanan pihak yang melakukan penandatanganan juga menjadi faktor utama.
VIDA Sign, menurutnya, menyediakan web dashboard yang memungkinkan proses penandatanganan dilakukan melalui perangkat resmi kantor tanpa harus bergantung pada aplikasi mobile. Hal tersebut dinilai membantu menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan.
“Kami memilih VIDA Sign karena platformnya memang dirancang untuk menjadi solusi bagi perusahaan. Pertimbangan utama kami bukan hanya kemudahan administrasi, tetapi juga kenyamanan dan keamanan bagi pihak-pihak yang melakukan penandatanganan,” ujar Fadli.
Founder dan Group CEO VIDA, Niki Luhur, menyampaikan apresiasi atas kepercayaan yang diberikan Kyrim dalam memanfaatkan solusi tanda tangan elektronik tersebut.
Menurutnya, transformasi digital dalam pengelolaan dokumen tidak sekadar menggantikan tanda tangan manual dengan sistem elektronik, tetapi juga memastikan seluruh proses berjalan secara aman dan efisien.
“Kami senang dapat mendukung Kyrim dalam mempercepat pengelolaan dokumennya. Transformasi digital bukan hanya soal mengganti tanda tangan manual dengan tanda tangan elektronik, tetapi juga memastikan seluruh proses berlangsung aman dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi hambatan administratif tanpa mengorbankan keamanan dokumen,” ujar Niki.
Digitalisasi proses penandatanganan dinilai semakin penting bagi perusahaan yang memiliki aktivitas bisnis dengan volume dokumen dan proses persetujuan yang tinggi. Efisiensi waktu dapat membantu mempercepat operasional, sementara sistem keamanan yang memadai dibutuhkan untuk melindungi informasi dan dokumen perusahaan.
Saat ini, VIDA Sign telah digunakan oleh lebih dari 17.000 akun bisnis di Indonesia. Kolaborasi dengan Kyrim menjadi salah satu gambaran bagaimana penerapan teknologi digital dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional sekaligus menjaga keamanan dalam pengelolaan dokumen.
Langkah tersebut juga sejalan dengan komitmen VIDA dalam membangun ekosistem digital yang aman dan tepercaya, termasuk melalui proses terverifikasi yang dirancang untuk membantu bisnis menghadapi risiko penipuan maupun kebocoran informasi.